Spółka cywilna to umowa zawierana przez co najmniej dwóch przedsiębiorców, będących osobami fizycznymi lub prawnymi, dążącymi do osiągnięcia wspólnego celu. Nie posiada ona własnego majątku ani osobowości prawnej. Spółka cywilna jako podmiot gospodarczy nie podlega wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego. Za powstanie spółki uważa się sporządzenie i podpisanie umowy przez wspólników. Choć spółka ta nie podlega wpisowi do żadnego rejestru, posiada ona własny numer REGON i NIP.

Zakładanie spółki cywilnej:

Etap I:

Najważniejszym etapem powstawania spółki cywilnej jest sporządzenie i podpisanie umowy. Umowa może być również zawarta w formie ustnej, ale takie zawarcie umowy uniemożliwi późniejsze powoływanie się na jej warunki.

Umowa spółki cywilnej powinna zawierać:

  • dane wspólników,
  • cel gospodarczy spółki,
  • wnoszone wkłady bądź też inny sposób dążenia do osiągnięcia celu spółki,
  • kwestie dotyczące prowadzenia spraw spółki i jej reprezentacji
  • udział w zyskach i stratach,
  • możliwość podziału i wypłaty zysków w trakcie trwania spółki,
  • określenie jej roku obrachunkowego.

Umowa spółki cywilnej podlega opodatkowaniu przez podatek od czynności cywilnoprawnych, którego stawka wynosi 0,5%. Podatek powinien zostać uregulowany w terminie 14 dni od dnia założenia spółki. Podstawą do obliczenia podatku, składanego na deklaracji PPC, stanowi wysokość wniesionych przez wspólników wkładów.

Każdy ze wspólników jak już wyżej wspomniano zobowiązany jest wnieść swój wkład do zakładanej spółki cywilnej. Forma wnoszonego wkładu jest dowolna, mogą to być zarówno składniki rzeczowe jak również niematerialne i prawne.

Etap II:

Dana osoba aby założyć spółkę cywilną powinna rozpocząć swoje działania od zarejestrowania własnej działalności w Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej. Założenie działalności w obecnych czasach jest całkowicie bezpłatne. Spółka cywilna jako twór gospodarczy nie uzyskuje osobnego wpisu do CEIDG.

Etap III:

Z racji tego, że spółka cywilna jest krajowym podmiotem gospodarczym posiada ona numer REGON. Numer ten muszą posiadać zarówno wspólnicy jak i sama spółka. Aby uzyskać numer REGON należy złożyć  Wniosek na druku RG-1 w Urzędzie Statystycznym lub jego oddziale w województwie, na terenie którego spółka ma siedzibę. Wniosek ten wolny jest od opłat.

Etap IV:

Na potrzeby działalności spółki warto założyć wyodrębniony rachunek bankowy, dzięki któremu będzie można sprawować ciągłą kontrolę nad prowadzeniem spraw spółki.

Etap V:

Po dokonaniu przez wspólników rejestracji w CEIDG i założeniu osobnego rachunku bankowego z racji tego, że załatwienie wszystkich spraw w tzw. jednym okienku nie jest możliwe, wspólnicy spółki zobowiązani są do dokonania zgłoszenia siebie do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych lub tylko zdrowotnych. Dokonują tego w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych. W przypadku gdy spółka będzie zatrudniać pracowników, należy zarejestrować ją dodatkowo jako płatnika składek.

Etap VI:

Wspólnicy spółek podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Dlatego powinni oni w Urzędzie Skarbowym dokonać wyboru formy opodatkowania. Nie jest to obowiązkowe dla osób, które podczas rejestracji działalności wybrali formę opodatkowania jaką są zasady ogólne z zastosowaniem skali podatkowej.

Etap VII:

W przypadku gdy spółka cywilna będzie podatnikiem VAT, należy dokonać dodatkowo zgłoszenia samej spółki jako podmiotu do podatku VAT. Można tego dokonać w Urzędzie Skarbowym za pomocą formularza VAT-R. Zgłoszenie do podatku VAT podlega opłacie rejestracyjnej, która wynosi 170zł.

Etap VIII:

Po dokonaniu wyżej wymienionych czynności należy zgłosić założoną spółkę do Inspekcji Pracy i Inspekcji Sanitarnej oraz przeprowadzić wewnętrzne szkolenia BHP dla pracowników, jeżeli mamy zamiar ich zatrudniać.

Aby usprawnić i ułatwić sobie prowadzenie codziennych spraw spółki warto wyrobić sobie pieczątkę firmową, która obecnie nie jest wymagana dla tej formy prawnej.