Prowadząc działalność gospodarczą nie mamy obowiązku posiadania firmowego konta.  Wszystkie opłaty lub podatki możemy opłacać gotówką. Jedynym przypadkiem kiedy prawo nakazuje posiadanie konta jest przekroczenie ustawowej kwoty transakcji.

Zgodnie z ustawa o swobodzie działalności gospodarczej rejestrując działalność gospodarczą nie mamy obowiązku zakładania konta firmowego, mamy jedynie obowiązek aby posiadać konto, więc wystarczy że będzie to konto prywatne.

Kiedy mam obowiązek?

Obowiązek posiadania konta firmowego powstaje w momencie kiedy nasze transakcje przekraczają wartość 15 000 euro. Kwota  nie jest liczona za jedną płatność, ale wobec wszystkich płatności jakich dokonujemy lub które  wpływają na nasze konto.

Konto w CEIDG

Rejestrując nową działalność w Urzędzie miasta we wniosku CEIDG-1 możemy podać numer konta firmowego, ale jako że dopiero zakładamy naszą działalność, nie mamy możliwości założenia rachunku bankowego dla naszej działalności, ponieważ nie mamy jeszcze firmy, wobec tego konto firmowe zazwyczaj uzupełnia się już po założeniu firmy, przy ponownej wizycie w Urzędzie miasta i złożeniu wniosku już z nowym numerem konta firmowego.

Konto prywatne

Zakładając działalność gospodarczą możemy co do zasady posługiwać się kontem prywatnym, które z różnych względów jest bardziej opłacalne od konta firmowego. Największa korzyść w tym przypadku to korzyść finansowa, ponieważ zazwyczaj konta prywatne są darmowe w prowadzeniu, również opłata za przelewy jest niska lub nie ma jej w ogóle.

Konto firmowe

Natomiast przedsiębiorca posiadający konto firmowe w zależności od banku w którym posiada owe konto, zmuszony jest ponosić opłaty za zwykłe prowadzenie konta oraz wszelkie przelewy.

Koszt uzyskania przychodu

Posiadają jedynie konto firmowe nie mamy prawa lub będzie to utrudnione, aby wydatki związane z prowadzeniem konta osobistego zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Skomplikowane będzie odróżnianie które koszty wykazane na naszym koncie są prywatne a które dotyczyły prowadzenia firmy. Przy koncie firmowym nie ma takiego problemu,  wszystkie opłaty ponoszone w związku z prowadzeniem konta możemy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.

Urząd Skarbowy i ZUS

Osobisty rachunek bankowy  w większości przypadków blokuje wykonywanie comiesięcznych przelewów do ZUS-u lub Urzędu Skarbowego. Również w niektórych bankach podpisując umowę mamy i zapoznając się z regulaminem nie mamy prawa dokonywać przelewów na konta różnych instytucji. Warto pamiętać że każdego miesiąca jesteśmy zobowiązani dokonywać wpłat za ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Więc nie posiadając konta firmowego, wpłat będziemy musieli dokonywać poprzez wpłaty osobiste lub w agencji opłat ( wiąże się z dodatkowymi opłatami ).

Dzieję się tak, ponieważ banki mając świadomość łatwego zarobku, blokują możliwość wykonywania przelewów do tych instytucji, lub zabraniają w umowie wykonywanie takich przelewów. W zamian   proponują założenie konta firmowego, które jest o wiele droższe w utrzymaniu od konta osobistego.

Wymogi urzędowe

Niektóre instytucje wymagają aby przedsiębiorca posiadał konto firmowe. Wymóg taki powstaje np. w przypadku zwrotu podatku VAT. W tej sytuacji Urzędy Skarbowe wymagają aby zwrot nadpłaconego podatku VAT odbył się wyłącznie na konto firmowe, nie ma możliwości zwrotu na rachunek  osobisty( w niektórych przypadkach US może się jednak zgodzić, w głównej mierze zależy to od Naczelnika US)  lub nie ma praktyki poprzez zwrot podatku w gotówce. Natomiast w przypadku zwrotu nadpłaconego podatku dochodowego nie ma wymogu posiadania konta firmowego, zwrot nastąpi na rachunek osobisty.

Warto zatem zastanowić się czy bardziej opłacalnym sposobem nie będzie założenie konta firmowego. Warto również odróżnić pieniądze osobiste od pieniędzy firmowych, które są zazwyczaj przeznaczenie nie tylko do użytku codziennego związanego z życiem osobistym, ale również wymagają opłat związanych z prowadzeniem własnego biznesu np. czynsz, paliwo czy wspomniane wcześniej opłaty ZUS czy US.